إدارة تكامل المشاريع - مقال كلاود
 إدعم  المنصة   
makalcloud
تسجيل الدخول

إدارة تكامل المشاريع

  نشر في 25 أبريل 2015 .

مقدمة:

من أهم عوامل نجاح أي مشروع هو حرص مدراء المشروع على التعاون ونقل الخبرات والمعلومات بين

الجوانب المختلفة في المشروع خلال دورة حياة المشروع. وهنا تأتي أهمية )إدارة تكامل المشروع( لما تتضمنه

من قدرة على توفير جميع العناصر اللازمة لإكمال المشروع في الوقت المناسب. ومن هذا المطلق لابد من

التفريق بين برامج التكامل والتي تعني بتركيزها على عمل البرامج المختلفة بصوره واحدة متكاملة وبين إدارة

تكامل المشروع.

عمليات وخطوات إدارة تكامل المشروع:

١ :"Project Charter" تصميم ميثاق المشروع.

ويتطلب الميثاق العمل مع أصحاب الشأن )غالبا ممولي المشروع( لتحديد أهداف المشروع والعاملين عليه،

ومسؤوليات كل موظف. كما يتم تحديد فيه صلاحيات مدير المشروع وأصحاب المصلحة الرئيسيين. يعتبرهذا

الميثاق مرجع للمشروع في مراحل متقدمة من حياة المشروع. إذاً من مخرجات هذه الخطوة هو ميثاق المشروع.

٢ . تصميم خطة إدارة المشروع:

خطة إدارة المشروع عبارة عن مستند رسمي مبنى على أساس أهداف المؤسسة واستراتيجياتها ويكون معتمد من

قبل أصحاب الشأن. كما يتضمن الخطط والقرارات التي تُعتمد أثناء عمل المشروع الفعلي. ويعتبر هذا المجلد

المرجع الأساسي أثناء عمل المشروع وأيضا خلال تقييمه. ولابد أن تكون خطة المشروع مدروسة ومعدة

بالتعاون بين مختلف التخصصات المتعلقة بالمشروع بصورة متكاملة ومترابطة تهدف إلى تحقيق الهدف الفعلي

من المشروع. إذاً مستند خطة المشروع يعتبر من مخرجات هذه الخطوة.

٣.مرحلة التنفيذ إدارة المشروع والإشراف عليه:

وتعتمد هذه الخطوة على مخرج المرحلة السابقة خطة المشروع وذلك بالبدء بتطبيق ما خطط له فيها. فمن -

مخرجات هذي المرحلة: النتائج النهائية للمشروع، معلومات عن أداء العمل، مستندات طلب التغيير في جزء من

المشروع، التعديل على خطة المشروع وتحديث مستند المشروع.

٤ . مرحلة المراقبة والتحكم:

في هذه الخطوة نبدأ بالإشراف على عمل المشروع ومقارنته بالمعايير المعدة مسبقا للمشروع من أجل تقييم

الأداء ومعرفة إن كان المشروع بحاجة لتعديل ما أم أنه في الطريق الصحيح. ولذلك فإن مستندات طلب التغيير

في جزء من المشروع، التعديل على خطة المشروع وتحديث مستند المشروع تعتبر من مخرجات هذه المرحلة.

٥ . مرحلة إدارة التغيير المتكامل

في هذه المرحلة تتم عملية التغير عن طريق التعرف على الجزء المراد تغييره وتقييمه ومن ثم إدارة التغيير

بشكل فعال خلال دورة حياة المشروع.ويعتبر التعديل في خطة إدارة المشروع، تعديل في حالة طلب التغيير و

تحديث مستند المشروع من مخرجات هذه المرحلة.

6 . مرحلة الإغلاق

أخيراً، يتم التأكد من الانتهاء من كل مراحل وأجزاء المشروع بشكل رسمي ومنظم. وتعتبر مخرجات هذه المرحلة.

وفيما يلي رسمة بيانية توضح باختصار مراحل إدارة تكامل المشروع ومخرجات كل مرحلة.

التخطيط الاستراتيجي واختيار المشروع المناسب:

التخطيط الاستراتيجي يتضمن تحديد الأهداف طويلة الأجل، والتنبؤ بالتوجهات المستقبلية والحاجة إلى منتج أو

خدمة جديدة. والتخطيط الاستراتيجي يتضمن دراسة لنقاط قوة وضعف المؤسسة الداخلية و دراسة الفرص

والتهديدات وهو ما يسمى بالتحليل الرباعي. كما يتطلب التخطيط الاستراتيجي من المؤسسة بالتعرف على

المشاريع المحتملة القابلة للتنفيذ وفي الغالب أن تكون هذه المشاريع عديدة ولا نستطيع تطبيقها جميعا بسبب

محدودية الموارد ولذا توجب علينا دراستها بشكل واقعي وباستخدام قيود واضحة لتحديد المشروع القائم

. ومن هذه القيود ما يلي:

١ . التركيز على احتياجات المنشأة الأساسية.

ومن هنا تنشأ صعوبة تحقيق الرضا على المشروع من قبل جميع المسئولين عليه. ومن المعايير المهمة والواجب تقييم المشروع من خلالها كل فترة لتحديد ما إن كان يتوجب على

القائمين بالمشروع الاستمرار أم التوقف عن المشروع هي:

* الحاجة لأداء المشروع فربما تختفي الحاجة إليه بعد مرور الوقت.

*الدعم المادي للمشروع.

*الرغبة الملحة في العمل من أجل نجاح المشروع.

ومن هنا يتوجب علينا في حال اختلال أحد هذه القيود التوقف عن أداء المشروع أو تقييمه بشكل أدق.

٢. تقسم المشاريع المختصة بتكنولوجيا المعلومات بحسب إن كان المشروع:

أ) مشكلة: وضع غير مرغوب فيه يعيق تحقيق الأهداف.

ب) فرصة من خلالها يتم تحسين وضع المنشأة.

ج) توجيهات من قبل جهة حكومية كتحديث قوانين العمل وغيرها.

كما يمكن تقسيم المشروع من خلال المدة الزمنية التي يستغرقها أداه أو من خلال ترتيبهم حسب الأهمية الأولى

فالأولى.

٣ . القيام بدراسات مالية للمشروع مثل صافي قيمة الدخل وغيرها.سيتم التطرق عليها بشكل مفصل لاحق في هذا الفصل.

٤ . استخدام نموذج الحجم المرجح كما سيتم شرحه لاحقا في هذا الفصل.

٥ . تطبيق وثيقة التقييم المتوازنة. كما سيتم شرحها لاحقا في هذا الفصل.

وأخيراً يتم البدء بمرحلة التأسيس من خلال تصميم ميثاق المشروع. -

ومن أهم الجوانب لاختيار المشروع هي الجوانب المالية, وهناك ثلاث طرق لتحديد القيمة المالية للمشروع

وهي:

١) صافي القيمة الحالية.

٢) العائد على الاستثمار.

٣) فترة الاسترداد.

أولاً: صافي القيمة الحالية :

هي إحدى الأدوات التي تستخدمها الشركات لتقييم المشاريع من خلال حساب صافي الربح أو الخسارة النقدية

المتوقعة للمشروع ، باستخدام الفرق بين التدفقات النقدية الواردة – cash inflow و التدفقات النقدية –

المنصرفة– cash outflow - .

 يتم قبول المشروع إذا كان صافي القيمة الحالية أكبر من الصفر (موجب) مما يعني أن القيمة الحالية لصافي

التدفقات النقدية للمشروع تزيد عن القيمة الحالية لقيمة الاستثمار في المشروع، ورفض ما كانت قيمته

أصغر من الصفر (سالب).

خطوات حساب صافي القيمة الحالية :

1 . تحديد التكاليف والعوائد المتعلقة بالمشروع وإنتاجيته.

2 . تحديد معدل الخصم ( يعتمد على سياسة الشركة)

3 . حساب صافي القيمة الحالية باستخدام المعادلة أدناه :

𝑁𝑃𝑉= Σ𝐴𝑡/(1+𝑟)𝑡𝑡=0…𝑛

حيث أن :

 t = سنة المشروع الذي يتم حساب قيمته.

 n = آخر سنة من التدفقات النقدية,

 A = كمية التدفق النقدي لكل سنة,

 r = معدل الخصم.

ملاحظة:

بعض الشركات ينظرون إلى سنة الاستثمار كسنة 0 ، بينما البعض يبدأ بسنة 1 .

في المقارنة بين المشاريع القيمة الأعلىلصافي القيمة الحالية تعتبر أفضل من غيرها بعض الأشخاص يعتبرون التكاليف قيمة سالبة ، ويعتمد ذلك على تفضيلات الشركة.

ثانياً: العائد على الاستثمار:

يتم حسابه عن طريق خصم تكاليف المشروع من عوائده وتقسيمها على التكاليف.

العائد على الاستثمار = ) مجموع التكاليف مجموع العوائد ( / مجموع التكاليف –

 الكثير من الشركات تحدد اقل قيمة يتم قبولها في العائد على

الاستثمار ويسمى معدل العائد المطلوب.

معدل العائد الداخلي :يمكن حسابه عن طريق إيجاد معدل الخصم

الذي يجعل صافي القيمة الحالية تساوي صفر.

ثالثا:ً تحليل فترة الاسترداد:

فترة الاسترداد: هي الوقت الذي يحتاجه المشروع لاسترداد جميع التكاليف، ويحصل ذلك عندما تكون مجموع العوائد تساوي التكاليف.

 الكثير من الشركات تحبذ أن تكون فترة الاسترداد لمشاريع تكنولوجيا المعلومات قصيرة.

رابعا:ً معيار الدرجة الموزونة:

هي أداة توفر عملية منهجية تساعد في اختيار المشروع اعتماداً على عدد من المعايير.

 تحديد المعايير المهمة لاختيار المشروع.

 تحديد نسبة لكل معيار، بحيث مجموع النسب يكون 100 .%

 تحديد درجة لكل معيار.

 ضرب النسبة بالدرجة للحصول على مجموع الدرجة الموزونة.

خامسا:ً وثيقة التقييم المتوازنة:

هذه الإستراتيجية تساعد في اختيار وإدارة المشاريع مع محاذاة إستراتيجية العمل وهي المنهجية التي تقوم

بتحويل قيمة المنظمة مثل : خدمة العملاء، الابتكار، الكفاءة التشغيلية ، والأداء المالي إلى سلسلة من المقاييس.

هذه الإستراتيجية تركز على أربعة محاور:

 العملاء.

 المالية.

 العمليات الداخلية.

 التعلم والتطوير.

1 . تطوير ميثاق المشروع:

بعد تحديد المشروع الذي سيتم العمل عليه , من المهم إخبار موظفي الشركة بهذا القرار.

ميثاق المشروع : هو بيان لنطاق أهداف، والمشاركين في المشروع. وهو يوفر ترسيم الأولية للأدوار

والمسؤوليات، وتحدد أهداف المشروع، ويحدد أصحاب المصلحة الرئيسيين، ويحدد سلطة مدير المشروع. كما

أنه بمثابة مرجعية للسلطة من أجل مستقبل هذا المشروع . في المقارنة بين المشاريع القيمة الأعلى للعائد على الاستثمار تعتبر أفضل من غيرها في المقارنة بين المشاريع القيمة الأعلى لمجموع الدرجة الموزونة تعتبر أفضل من غيرها أصحاب المصلحة في المشروع يجب أن يكونوا على دراية عن ميثاق العمل وقبوله. يعد ميثاق العمل من أهم مخرجات إدارة المشاريع.

 المدخلات لتطوير ميثاق المشروع :

 بيان عمل المشروع.

 حالة العمل.

 اتفاقية المشروع.

 العوامل البيئية للشركة.

أصول العملية التنظيمية والتي تتضمن الخطط الرسمية والغير رسمية ، السياسات ، الإجراءات ،

المبادئ التوجيهية، نظام المعلومات، النظام المالي ، النظام الإداري ، الدروس المستفادة ،والبيانات التاريخية.

بعض من مكونات ميثاق المشروع :

2 . تطوير خطة المشروع:

خطة المشروع عبارة عن ملف يستخدم تنسيق جميع ملفات خطط المشروع مما يساعد في التحكم في المشروع ،

جميع الخطط التي يتم عملها في مجالات المعرفة لإدارة المشاريع تعتبر جزء من خطة المشروع كاملة.

 مكونات خطة المشروع:

 تعريف بالمشروع بشكل عام ويشمل اسم المشروع وأهدافه.

 التركيب ا لتنظيمي للمنظمة.

 تفاصيل التقنية المستخدمة في المشروع وإدارة المخاطر.

 الجدول الزمني للمشروع بالإضافة إلى معلومات ا لميزانية.

3 . توجيه إدارة المشروع:

تتضمن إدارة المشروع وأداءه ، لذلك معظم الوقت والمال يتم استهلاكه في مرحلة تنفيذ للمشروع.

مرحلتي التخطيط والتنفيذ بينهم علاقة قوية جداً مما يعزز أهمية أن الأشخاص القائمين بعملية التخطيط يجب

عليهم مساعدة الأشخاص المسئولين عن التنفيذ.

 بعض الملاحظات التي يجب أخذها في عين الاعتبار:

 مدير المشروع يجب عليه أخذ المدخلات من فريق المشروع للوصول إلى خطة واقعية.

 يجب على مدير المشروع أن يكون قدوه حسنه لفريقه. مدير المشروع يحتاج أن يكسر القوانين أحيانا لتحقيق أهداف المشروع، كما يجب على الإدارة العليا دعمهم لذلك. من المهم لمدير مشاريع تقنية المعلومات أن تكون لديه خبرة بسيطة في المجال التقني، وذلك بسبب أن بعض المشاريع الصغيرة تحتاج من مدير المشروع القيام ببعض الأعمال لإنهاء المشروع في الوقت المناسب. أما بالنسبة للمشاريع الكبيرة مدير المشروع يجب عليه أن يفهم المشروع تطبيقه.

 الثقافة التنظيمية للمشروع تساعد في مرحلة التنفيذ عن طريق :

 توفير المبادئ التوجيهية.

 مراقبة الأداء بناءً على الخطط الموضوعة.

أدوات وتقنيات لتنفيذ المشروع :

1 - حكم الخبراء: رأي وحكم الخبير من الممكن أن يساعد مدير المشروع وفريقه من اتخاذ قرارات متعلقة

بتنفيذ المشروع.

2 - الاجتماعات: تساعد الاجتماعات أعضاء الفريق في بناء العلاقات, التواصل عن طريق لغة الجسد

ونبرة الصوت, وحل المشاكل عن طريق الحوار.

3 - نظم معلومات إدارة المشروع: وجود المئات من أنظمة وبرمجيات إدارة المشاريع المتاحة في الأسواق

, فاتجهت العديد من الشركات نحو هذه النظم التي يمكن الوصول إليها عن طريق الانترنت.

4 - التحكم و مراقبة المشروع:

أغلب المشاريع في هذه المرحلة تظهر فيها تغيرات لا يمكن تجنبها, لذا من المهم تطوير عملية المراقبة

والتحكم بالتغيرات. مراقبة سير العمل يتضمن جمع وقياس ونشر معلومات أداء المشروع, وحيث تعتبر خطة إدارة المشروع والتغيرات المعتمدة خط الأساس للمشروع.

5 - تنفيذ مراقبة التغيير المتكامل:

هذه المرحلة تهدف إلى:

- التأثير على العوامل التي تسبب التغيرات في المشروع, لضمان أن تكون هذه التغيرات مفيدة.

- تحديد التغيرات التي حدثت.

- إدارة التغيرات عند حدوثها.

التحكم بالتغيير في مشاريع تقنية المعلومات:

في السابق كان فريق المشروع يسعى لتنفيذ المشروع وفقا لما هو مخطط له من وقت وميزانية محددة.,

ولكن كانت المشكلة أن أصحاب الشأن نادرا ما يتفقون مقدما على نطاق المشروع, وكانت تقديرات الوقت

والتكلفة غير دقيقة. فأصبحت النظرة الحديثة لإدارة المشروع هي أنها عملية تواصل وتفاوض مستمرة, نتج عن ذلك تغييرات مفيدة ويجب على فريق المشروع التخطيط لها.

نظام التحكم بالتغيير:

هي عملية رسمية موثقة تصف كيف ومتى يتم التغيير في وثائق وعمل المشروع, وتصف من هو الشخص

المصرح له بالقيام بعملية التغيير وكيف يتم ذلك.

مجلس إدارة التحكم بالتغيير:

مجلس إدارة التحكم بالتغيير هي مجموعة رسمية تتكون من أشخاص مسئولين عن قبول أو رفض التغييرات في

المشروع, ويشمل هذا المجلس أصحاب الشأن من المنظمة بأكملها.

مجلس إدارة التحكم بالتغيير يوفر توجيهات وإرشادات لإعداد طلبات التغيير، وتقييم طلبات التغيير، وإدارة تنفيذ التغييرات المعتمدة.

إجراء التغييرات في الوقت المناسب:

بسبب أن مجلس إدارة التحكم بالتغيير يجتمع من حين لآخر, فإن ذلك يؤدي إلى أخذ وقت طويل لحدوث

التغييرات.

بعض المنظمات لديها سياسات في مكانها لإجراء تغييرات في الأوقات الحساسة:

- الانتظار لـ 48 ساعة: حيث تسمح لفريق المشروع باتخاذ قرار ثم يكون لديهم 48 سياسة

موافقة الإدارة العليا على هذا القرار.

- تفويض التغييرات إلى أدنى مستوى ممكن، ولكن يبقى الجميع على علم التغييرات التي تحدث.

إدارة التكوين:

هذه الإدارة تضمن أن وصف منتجات المشروع صحيحة وكاملة, وتتضمن التحديد والتحكم بخصائص التصميم

الوظيفية والمادية للمنتجات.

المتخصصين في إدارة التكوين يقومون بتحديد وتوثيق متطلبات التكوين ، والتحكم بالتغيرات، وتقديم تقرير عن

التغييرات، وأيضا التدقيق على المنتجات للتحقق من مطابقة المتطلبات .

اقتراحات لتنفيذ التحكم بالتغيير المتكامل:

1 - عرض إدارة المشروع كعملية تواصل وتفاوض مستمرة.

2 - التخطيط للتغيير.

3 - إنشاء نظام رسمي للتحكم بالتغيير, يتضمن مجلس إدارة التحكم بالتغيير.

4 - استخدام إدارة تكوين فعالة.

5 - إعداد سياسات لإجراء التغييرات في الوقت المناسب.

6 - استخدام تقارير الأداء كتابة ولفظا للمساعدة في تحديد وإدارة التغير.

7 - استخدام إدارة المشاريع والبرمجيات الأخرى للمساعدة في إدارة التغييرات.

6 - إنهاء المشروع:

لإنهاء المشروع يجب استكمال جميع الأنشطة, ونقل العمل المنجز أو الملغى إلى الأشخاص المناسبين.

أهم المخرجات في هذه المرحلة:

- المنتج أو الخدمة النهائية للمشروع.

- تغيير في أصول المشروع.

استخدام البرمجيات في إدارة تكامل المشروع:

هناك العديد من البرمجيات التي يمكن استخدامها للاستفادة منها في إدارة تكامل المشروع, منها:

1 - لإنشاء المستندات والوثائق يمكن استخدام Word processing software .

2 - إنشاء العروض التقديمية باستخدام Presentation software .

3 - برمجيات التواصل مثل mail, Web authoring-E أدوات تسهل عملية التواصل.

4 - القيام بعملية التتبع باستخدام Spreadsheets, Databases .

5 - برمجيات إدارة المشاريع تساعد في جمع المستندات والوثائق ومكونات المشروع مع بعضها البعض

وعرض تفاصيل وملخص عن المعلومات.

6 - إدارة خدمات الأعمال: هي أداة تستخدم لمتابعة تنفيذ سير العمل.


  • 2

   نشر في 25 أبريل 2015 .

التعليقات


لطرح إستفساراتكم و إقتراحاتكم و متابعة الجديد ... !

مقالات شيقة ننصح بقراءتها !


مقالات مرتبطة بنفس القسم

















عدم إظهارها مجدداً

منصة مقال كلاود هي المكان الأفضل لكتابة مقالات في مختلف المجالات بطريقة جديدة كليا و بالمجان.

 الإحصائيات

تخول منصة مقال كلاود للكاتب الحصول على جميع الإحصائيات المتعلقة بمقاله بالإضافة إلى مصادر الزيارات .

 الكتاب

تخول لك المنصة تنقيح أفكارك و تطويرأسلوبك من خلال مناقشة كتاباتك مع أفضل الكُتاب و تقييم مقالك.

 بيئة العمل

يمكنك كتابة مقالك من مختلف الأجهزة سواء المحمولة أو المكتبية من خلال محرر المنصة

   

مسجل

إذا كنت مسجل يمكنك الدخول من هنا

غير مسجل

يمكنك البدء بكتابة مقالك الأول

لتبق مطلعا على الجديد تابعنا