توقف عن استخدام هذه الكلمات في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك! - مقال كلاود
 إدعم  المنصة   
makalcloud
تسجيل الدخول

توقف عن استخدام هذه الكلمات في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك!

هل تعرف كيف تبدو في رسائل البريد الإلكتروني؟

  نشر في 27 نونبر 2015  وآخر تعديل بتاريخ 08 يناير 2016 .

 دون الاستفادة من القدرة على سماع تأوهات الناس الصوتية أو رؤية وجوههم، فإنه يكون من صعب تفسير كيف يكون شعور الشخص على الطرف الآخر من البريد الإلكتروني . التعابير وعلامات التعجب لا يمكن رؤيتها (وخصوصا في الاعمال التي تستخدم بريد إلكتروني)، في واقع الأمر، يمكن للغة العمل الرسمية في بعض الأحيان أن تبدو سليمة، أو خالية من السياق السلبي.

يروي مقال وول ستريت جورنال عن الغاز البريد الإلكتروني منها قصة الاستشاري الذي أرسل خطة مفصلة للمشروع لموكلته عن طريق البريد الإلكتروني وتلقى فقط استجابة من كلمة واحدة: "لاحظت".

كانت تخشى أن يكون غاضبا أو مخيبآ، بينما كان في الواقع، يشعر بسعادة غامرة لكونه قادر على مسح المرسال من صندوق البريد الوارد له من دون بذل جهد .

فكيف يمكنك ضمان الحصول على أرسال رسالتك دون أن تبدو عليها السلبية؟

التأكيد على الأيجابية.

وعموما، فإن الخيارات للكلمة التي تضيفها الى تناغم وسائل التواصل الخاصة بك. وعند استمرار اختيار الكلمات والعبارات السلبية،فأن رسائل البريد الإلكتروني تبدو مقتضبة، ركيكة، أو مغضبه.

السلبية ليست جيدة أبدا ودائما ترسل مشاعر سلبية. حتى إذا كنت تشعر بسلبية حيال موضوع ما، لا يزال بإمكانك بذل جهد لتحويل رسائل البريد الإلكتروني إلى رسائل أكثر إيجابية - والتي عادة ما تحصل من خلالها على استجابات أفضل.

كلمات مثل لا يمكن، وضرر،لاتفعل، خطأ، تفشل، مستحيلة، لاقيمة تذكر اوخسارة، سوء فهم ، لا مشكلة، ورفض، ووقف، غير قادر على، للأسف، زائد عن الحد، عاجل، أبدا، وعدم القدرة، وهي غير سليمة جميعها لدلالتها سلبية القوية .

خذ هذه الجملة على سبيل المثال:

لسوء الحظ، فإنه سيكون من المستحيل الانتهاء من المشروع في الوقت المحدد بسبب المشاكل التي تسبب بها بعض الاشخاص.

أن هناك الكثير من الكلمات السلبية في هذه الجملة. ولكن هل يمكن بسهولة نقل المعلومات نفسها بطريقة أكثر إيجابية، مثل هذا:

على الجميع تدوير حصصها من المشروع بحلول يوم الخميس حتى نتمكن من إنجاز العمل في الوقت المحدد.

وكما ترى، جل الموضوع هو في أختيار الكلمات التي تنقل النغمة الخاص بك. لو كان المدير في مثال وول ستريت جورنال حصل على اجابة، "شكرا لك !" بدلا من "لاحظت،" فالموظفة على الأرجح لن تكون قلقة عما إذا كانت قد فعلت عملها جيدا أو لا.

حاول تعبير عن رسالتك باستخدام مصطلحات أكثر إيجابية مثل الستفادة، فمن الأفضل أن، أرقام، المسئلة والتقدم والنجاح وتقدير.

أفعل أو لا تفعل

طريقة سهلة للوقوع في فخ السلبية هي أن تبدأ سرد أشياء للناس لا ينبغي أن تفعلها. لا تترك طعام غير مأكول في الثلاجة المكتب. لا تتأخر في حضور الاجتماع. وحتى قول "لا تنسى" هو أكثر سلبية من قول "تذكر".

بدلا من إخبار الآخرين بما لا تفعل، بدلا من ذالك حاول القول لهم ما ينبغي القيام به. من فضلك خذ الغداء معك للمنزل في نهاية الدوام. يرجى الوصول للاجتماع بخمس دقائق في وقت مبكر.

الناس أكثر تقبلا في الامتثال للإيجابية بدلا من الشكوى سلبية على سلوكهم .

عندما تكون في شك، عبر عنه بوضوح.

إذا وجدت أن الناس كثيرا ما يسيئون تفسير رسائل البريد الإلكتروني الخاص بك، فإنك قد تحتاج إلى أن تكون أكثر وضوحا. ليس هناك ضرر من القول فعلا عن شعورك عند الاتواصل مع الزملاء، وخصوصا اولئك الذين لديك علاقة جيدة معهم.

على سبيل المثال، بدلا من استخدام الاقتضاب، اللغة السلبية في رسالة بالبريد الالكتروني حول جدولة المشروع لاستخدام جدولة الاجتماعات، فلقول ، " جدولة هذا النظام هو محبط بالنسبة لي، لكنه يبدو أننا يمكن أن نلتقي يوم الجمعة ... "

وبهذه الطريقة، يمكن للمتلقي أن يفهم أن كنت تشعر بسلبية عن شيء ما وليس هو شخصيا .

مقال برنار مار- ترجمة :هبة الشاوي

https://www.linkedin.com/pulse/20141208072941-64875646-stop-using-these-words-in-your-emails



  • 2

   نشر في 27 نونبر 2015  وآخر تعديل بتاريخ 08 يناير 2016 .

التعليقات


لطرح إستفساراتكم و إقتراحاتكم و متابعة الجديد ... !

مقالات شيقة ننصح بقراءتها !



مقالات مرتبطة بنفس القسم

















عدم إظهارها مجدداً

منصة مقال كلاود هي المكان الأفضل لكتابة مقالات في مختلف المجالات بطريقة جديدة كليا و بالمجان.

 الإحصائيات

تخول منصة مقال كلاود للكاتب الحصول على جميع الإحصائيات المتعلقة بمقاله بالإضافة إلى مصادر الزيارات .

 الكتاب

تخول لك المنصة تنقيح أفكارك و تطويرأسلوبك من خلال مناقشة كتاباتك مع أفضل الكُتاب و تقييم مقالك.

 بيئة العمل

يمكنك كتابة مقالك من مختلف الأجهزة سواء المحمولة أو المكتبية من خلال محرر المنصة

   

مسجل

إذا كنت مسجل يمكنك الدخول من هنا

غير مسجل

يمكنك البدء بكتابة مقالك الأول

لتبق مطلعا على الجديد تابعنا